Posses
Cerimônia oficial protocolar na qual os cargos da administração universitária (diretoria de unidades acadêmicas e Reitoria) são transmitidos aos eleitos de novos mandatos, por meio da assinatura de uma portaria, em data que segue previsão legal da Diretoria de Administração de Pessoas.
O(a) diretor(a) será empossado(a) deverá definir dia, horário e local para realizar a cerimônia, conciliando, de forma imprescindível, a agenda do(a) Reitor(a), do(a) diretor(a) que deixa o cargo e a data de início do mandato.
As providências para organização desta cerimônia devem ter início com, no mínimo, 30 dias de antecedência.
Planejamento e organização de cerimônias de posse na UFJ:
Pré-evento
- Data, horário e local
- Verificar com o diretor do órgão ou unidade acadêmica a data, o horário e o local do evento. Ter cautela para que o evento não fique próximo a outros eventos importantes da UFJ;
- Assegurar-se da disponibilidade do local do evento para a data escolhida e verificar de perto as características do espaço (se o local é aberto, de boa acessibilidade, com estacionamento, se há espaço para o serviço de alimentação, quantidade suficiente de cadeiras para convidados, dentre outros aspectos conforme a programação do evento);
Disponibilidade do Reitor e equipe de cerimonial
- Agendar o evento junto ao Gabinete da UFJ (64 3606-8202);
- Entrar em contato com a equipe da Secretaria de Comunicação da UFJ e agendar o evento.
Cerimonial
- Confirmar com a equipe de Cerimonial da UFJ a estrutura necessária para o serviço (púlpito, microfones, mesa diretiva, dentre outros);
- Enviar o nome completo dos(as) novos(as) diretores(as) empossados (as) para a elaboração do roteiro.
Convite
- A arte do convite será elaborada pela Secom e enviada para o(a) diretor(a) que tomará posse aprovar o texto;
- A mesma enviará os convites, via e-mail, para: pró-reitores, diretores de Unidades Acadêmicas e órgãos da UFJ;
- A Unidade Acadêmica/órgão deverá encaminhar o convite do evento, respeitando os prazos necessários.
Divulgação e cobertura fotográfica
- Providenciar a divulgação e a cobertura fotográfica do evento junto a Secom com no mínimo 10 dias de antecedência;
Fornecedores
- Detalhar serviços necessários ao evento (decoração, alimentação, recepção, sonorização, projeção, dentre outros) e solicitar orçamentos para contratação (se necessário);
- Entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar detalhes de chegada/montagem, bem como saída/desmontagem;
- Definir, junto à equipe de sonorização, música ambiente para o evento, bem como músicas de impacto para momentos importantes da cerimônia como: assinatura do termo de posse, pronunciamentos ou homenagens;
2 dias antes do evento
- Visitar novamente o local do evento e conferir a estrutura disponível;
- Repassar os detalhes do evento com a nova diretoria e comissão gestora a ser empossada, verificando se há alterações e sugestões;
No dia do evento
- Ir ao local do evento para acompanhar a chegada e a montagem dos serviços contratados, se houver;
- Repassar detalhes do cerimonial com a equipe responsável informando, com antecedência, as últimas alterações na programação;
- Os diretores e os responsáveis pelo evento deverão chegar, de preferência, com 1 hora de antecedência no local da cerimônia.
Pós-evento
Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos semelhantes e para registro histórico das realizações da unidade acadêmica. No relatório constam: a análise da participação do público; resultados de despesas e receitas; resultados obtidos com a divulgação (anexar matérias divulgadas sobre o evento); pontos positivos e negativos e as fotos.
Essa etapa abrange ainda:
- Pagamento de fornecedores;
- Devolução de materiais emprestados;
- Envio de agradecimentos a convidados e autoridades;
- Check list para eventos (clique aqui).
Secretaria de Comunicação - UFJ
64 3606-8251 | secom@ufj.edu.br