Inaugurações
É o momento destinado a entregar à sociedade ou a um grupo específico um novo espaço/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens, descerramento de placas e corte da fita inaugural.
Planejamento e organização de cerimônias de inauguração na UFJ:
Pré-evento
• Verificar com o diretor do órgão ou unidade acadêmica a data, o horário e o local do evento. Ter cautela para que o evento não fique próximo a outros eventos importantes da UFJ;
- Assegurar-se disponibilidade do local do evento para a data escolhida e verificar de perto as características do espaço (se o local é aberto, de boa acessibilidade, com estacionamento, se há espaço para o serviço de alimentação, quantidade suficiente de cadeiras para convidados, dentre outros aspectos conforme a programação do evento);
- Fiscalizar a limpeza e organização do local a ser inaugurado (importante: a inauguração é uma apresentação pública de um espaço pronto para ser utilizado. Portanto, não se inaugura um local em andamento. Nesse caso, denominamos o evento como "Lançamento" ou "apresentação de um projeto", com visita às obras);
- Caso o local a ser inaugurado receba o nome de alguma autoridade ou ex-professor da UFJ, consultar as especificações da lei LEI Nº 6.454, DE 24 DE OUTUBRO DE 1977, que dispõe sobre a denominação de logradouros, obras serviços e monumentos públicos, e dá outras providências. Além disso, informar a data, local e horário do evento a um representante do homenageado.
Disponibilidade do Reitor e equipe de cerimonial
- Agendar o evento junto ao Gabinete da UFJ (3606-8202);
- Entrar em contato com a equipe da Assessoria de Comunicação da UFJ e agendar o evento.
Cerimonial
- Confirmar com a equipe da Ascom a estrutura necessária para o serviço (púlpito, microfones, mesa diretiva, dentre outros);
- Informar a equipe o tamanho da placa para providenciarem os tecidos;
- Alinhar as informações do evento para elaboração do roteiro de cerimonial.
Placa de Inauguração
- Demandar a arte da placa para equipe da Ascom;
- Solicitar a Secretaria de Infraestrutura - Seinfra /UFJ a confecção e instalação da placa de inauguração, conforme arte elaborada anteriormente. Obs.: encaminhar a arte com 10 dias úteis.
Convite
- A arte do convite será elaborada pela equipe da Ascom e enviada para o(a) diretor(a) aprovar o texto;
- A Ascom enviará os convites, via e-mail, para: pró-reitores, diretores de Unidades Acadêmicas e órgãos da UFJ;
- A Unidade Acadêmica/órgão deverá encaminhar o convite do evento, respeitando os prazos necessários.
Divulgação e cobertura fotográfica
• Providenciar a divulgação e a cobertura fotográfica do evento junto a Ascom com, no mínimo 10 dias de antecedência.
Fornecedores
- Detalhar serviços necessários ao evento (alimentação, recepção, sonorização, projeção, dentre outros) e solicitar orçamentos para contratação (se necessário);
- Entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar detalhes de chegada/montagem, bem como saída/desmontagem;
- Definir, junto à equipe de sonorização, música ambiente para o evento, bem como músicas de impacto para momentos importantes da cerimônia como: assinatura do termo de posse, pronunciamentos ou homenagens.
2 dias antes do evento
- Visitar novamente o local do evento e conferir a estrutura disponível;
- Repassar os detalhes do evento, verificando se há alterações e sugestões.
No dia do evento
- Ir ao local do evento e acompanhar a chegada e montagem dos serviços contratados, incluindo apresentação musical, se houver;
- Repassar alterações na programação do evento à equipe responsável pelo cerimonial (no mínimo, 8 horas antes do evento).
Pós-evento
- Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos futuros e para registro histórico das realizações da unidade acadêmica ou órgão. No relatório constam: a análise da participação do público, cópias de listas de presença, resultados de despesas e receitas, resultados obtidos com a divulgação (reunir as notícias publicadas sobre o evento), pontos positivos e negativos do evento e as fotos.
Essa etapa abrange ainda:
• Pagamento de fornecedores;
• Devolução de materiais emprestados;
• Envio de agradecimentos a convidados e autoridades.